Sprawna komunikacja to podstawa dobrze prowadzonego biznesu. Spotkania z pracownikami, klientami czy wspólnikami mają ogromne znaczenie i pozwalają działać efektywnie. Niestety, czasem bywa tak, że zgromadzenie wszystkich osób, które powinny wziąć udział w spotkaniu, bywa niemożliwe.
W takich sytuacjach warto wykorzystać możliwości, jakie daje nam nowoczesna technologia i postawić na organizację telekonferencji. W jaki sposób to zrobić? O czym warto pamiętać? Jak dobrać odpowiednie telefony konferencyjne? Spróbujmy odpowiedzieć na te pytania.
Czym jest telekonferencja?
Telekonferencja, jak sama nazwa wskazuje, jest to spotkanie, którego część uczestników nie znajduje się na miejscu, lecz uczestniczy w rozmowie za pomocą połączenia telefonicznego lub internetowego. To rozwiązanie, które doskonale sprawdza się w przypadku rozmów z osobami pracującymi zdalnie, znajdującymi się w podróży lub mieszkającymi w znacznej odległości od miejsca organizacji meetingu.
Zadbaj o dobry, niezawodny sprzęt
Równie ważne, jak dobór odpowiedniego miejsca, jest dbanie o sprzęt, za pośrednictwem którego odbywać będzie się telekonferencja. Co prawda, w dzisiejszych czasach możemy wykorzystać nawet swój telefon komórkowy, jednak jakość połączenia i dźwięku może pozostawiać sporo do życzenia. Lepiej więc postawić na profesjonalne rozwiązania, takie jak telefony konferencyjne. Dzięki temu każdy uczestnik będzie miał możliwość wypowiedzenia się oraz usłyszy wszystkie przekazywane informacje. Telefony konferencyjne dobrych marek posiadają bowiem kilka głośników, które równomiernie rozprowadzają dźwięk we wszystkich kierunkach oraz wielokierunkowy mikrofon, dzięki czemu każda z osób uczestniczących w spotkaniu jest doskonale słyszalna.
Wygospodaruj miejsce
Pierwszym krokiem, który warto podjąć przed organizacją telekonferencji, jest przygotowanie miejsca, w którym będzie się odbywała. Chodzi tu nie tylko o zapewnienie maksymalnej ciszy ułatwiającej prowadzenie rozmowy, ale również o poufność (szczególnie, gdy spotkanie ma dotyczyć ważnych spraw biznesowych). Weź więc pod uwagę liczbę osób biorących udział, dostęp do sieci elektrycznej oraz Internetu.
Po znalezieniu odpowiedniej sali, pokoju czy biura pamiętaj o tym, by na kilka godzin przed rozpoczęciem telespotkania sprawdzić stan telefonu konferencyjnego – upewnij się, że dźwięk jest dobrze słyszalny, a sieć działa bez zarzutu.
Poinformuj o dacie, godzinie, temacie rozmowy
Aby telekonferencja doszła do skutku i była udana, warto wcześniej uprzedzić zarówno uczestników znajdujących się na miejscu, jak i tych, którzy będą się z nami łączyć, o dokładnej dacie i godzinie planowanego spotkania. Warto również zasygnalizować temat telekonferencji. Dzięki temu każdy z uczestników będzie mógł się do niej przygotować, a rozmowa przebiegnie sprawniej i będzie bardziej efektywna.
Zadbaj o to, by każdy miał głos
Jeśli osoby, które mają brać udział w telekonferencji, nie znają się, warto zacząć od krótkiego przedstawienia każdej z nich. Następnie przypominamy temat rozmowy oraz nakreślamy jej plan. W trakcie trwania spotkania należy zadbać by każdy z uczestników miał szansę zabrać głos. Kontrolujmy również czas, w którym przemawia jedna z osób – powinien być on zbliżony dla każdego innego uczestnika telekonferencji.
